Flexibilisierung unter neuen Rahmenbedingungen

Verstetigen, priorisieren, Spielräume nutzen

QuIS_Flex-Meta-Workshop am 24. April 2026

Lean-Management an der Hochschule? Impulse für mehr Flexibilität, bessere Prozesse und ein neues Mindset

Workshopbericht

Wie lassen sich Hochschulen flexibler aufstellen, Prozesse sinnvoll verbessern und Veränderungen nachhaltig in der Organisation verankern? Mit diesen Fragen beschäftigten sich die Teilnehmenden im Rahmen unseres jüngsten QuIS_Flex-Meta-Workshops. Im Mittelpunkt standen zwei Impulsvorträge von Ralf Volkmer, einem ausgewiesenen Experten für Lean-Management von Lean Knowledge Base UG, sowie ein intensiver Austausch in Arbeitsgruppen am Nachmittag.

Lean-Management – mehr als nur „schlanke Prozesse“

Im ersten Impulsvortrag führte Ralf Volkmer in die Grundlagen des Lean-Managements ein. Der Begriff geht zurück auf Beobachtungen der drei amerikanischen Wissenschaftler James P. Womack, Daniel T. Jones und Daniel Roos, die in den späten 1980er- und 1990er-Jahren die Toyota-Werke besichtigten. Was sie dort vorfanden, war für die damalige Zeit revolutionär: aufgeräumte Arbeitsplätze, viel Visualisierung, eine intensive Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander – und die Möglichkeit, das Produktionsband bei Unregelmäßigkeiten anzuhalten, ohne dass dadurch ein finanzieller Schaden entstand. Diese Beobachtungen wurden später unter dem Begriff Lean-Management zusammengefasst und sind bis heute u. a. in der 5S-Methode und im Shopfloor Management (SFM) wiederzufinden.

Eine zentrale Botschaft: Lean-Management lässt sich nicht „von oben“ verordnen. Veränderung gelingt nur, wenn Mitarbeitende Freiräume und Experimentierräume erhalten, in denen sie selbst gestalten können. Toyota stelle, so Volkmer, die klassische Unternehmenspyramide auf den Kopf – die Kundinnen und Kunden stünden an oberster Stelle, die Führung bilde die Spitze nach unten. Hierarchien seien dabei kein Hindernis; entscheidend sei eine klare Zielrichtung.

Sein Fazit: Beim Lean-Management gehe es weder um Effizienz noch um Digitalisierung, sondern um Effektivität. Wer besser werden wolle, brauche dafür Zeit – wer keine Zeit habe, könne sich auch nicht verbessern.

Prozesse verstehen – und gemeinsam gestalten

Im zweiten Impulsvortrag rückte die Arbeitsorganisation in den Mittelpunkt. Volkmer unterschied zwischen wertschöpfenden Prozessen, die der Kundin oder dem Kunden einen unmittelbaren Nutzen bringen, und nicht-wertschöpfenden Prozessen, die zwar nicht zwingend notwendig wären, jedoch aus rechtlichen Gründen erbracht werden. Wirkliche Verbesserungen entstünden nur dann, wenn ein Prozess in seiner Gesamtheit betrachtet werde – die Optimierung einzelner Teilschritte sei wenig zielführend, wenn das eigentliche Problem in vor- oder nachgelagerten Abläufen liege.

Volkmer plädierte überzeugt für „Lernen mit den Händen“: gemeinsam, in Präsenz, an einer konkreten Lösung arbeiten. In seinen Moderationen agiert er bewusst nicht als Lösungslieferant, sondern leitet die Teilnehmenden durch gezielte Fragen und gibt die Verantwortung stets an sie zurück. In der anschließenden Diskussion lautete seine Empfehlung in vielen Fragen: nicht in Strukturen verharren, sondern den Mut haben, Prozesse tatsächlich anzuschauen – und einfach anzufangen.

Der Nachmittag: Vom Impuls zur eigenen Hochschulwirklichkeit

Den Nachmittag nutzten die Teilnehmenden, um die Impulse auf ihre eigene Hochschulpraxis zu übertragen. In drei Arbeitsgruppen wurde zu folgenden Fragen gearbeitet:

Wie lässt sich das Mindset bei Fachbereichen und Präsidien verändern?
Diskutiert wurden u. a. Sicherheit und Vertrauen als Grundlage, die Bereitschaft, Verantwortung abzugeben und zu übernehmen, sowie der Aufbau von Koalitionen statt Vereinzelung.
Wie fängt man an – und mit welchen Prozessen?
Als Ausgangspunkt wurde eine ehrliche Bestandsaufnahme benannt, idealerweise unterstützt durch einen Blick von außen. Sollbruchstellen, Personalwechsel oder bestehender Leidensdruck könnten Anlässe sein, Prozesse zu hinterfragen.
Wer sind eigentlich unsere Kunden?
Reflektiert wurden die Ziele der Hochschule sowie die zentralen Stakeholdergruppen – von Studierenden über Forschende und Lehrende bis hin zu Gesellschaft, Politik und Arbeitgebenden.

Fazit

Der Workshop machte deutlich: Lean-Management ist weit mehr als ein Methodenset zur Prozessoptimierung. Es ist eine Haltung – geprägt von Vertrauen, Beteiligung und der Bereitschaft, kontinuierlich besser werden zu wollen. Gerade an Hochschulen mit ihren komplexen Strukturen und vielfältigen Stakeholdern eröffnet diese Perspektive spannende Anknüpfungspunkte.