Digitalisierung im Student-Life-Cycle

Bewerbung digital – und passgenau für Musik und Darstellende Kunst

1800 Bewerbungen auf deutlich weniger Studienplätze. Um die besten Kandidat*innen für das nächste Semester auszuwählen, braucht die HfMDK übersichtliche Daten aus dem Bewerbungsprozess. Und nicht nur das: Möglichst alle, die an der Auswahl des neuen Jahrgangs beteiligt sind, sollten gleichzeitig und von überall auf die Daten zugreifen können. Dazu gehören neben dem Studierendensekretariat auch die Mitglieder der Eignungsprüfungskommissionen – insgesamt über 100 Personen. Es verwundert nicht, dass mit Corona die Anforderung, den Bewerbungs- und Auswahlprozess zu digitalisieren, noch dringlicher geworden war.

Papierlose Bewerbungen – geht das? Das geht!

Die bisherigen in Papierform eingereichten Bewerbungsmappen waren nicht nur aus Effizienz-, sondern auch aus organisatorischen Gründen zum No Go geworden. Denn wer will schon Kisten von Bewerbungsmappen ins Home Office und zurück schleppen? Auch das mehrfache Kopieren der Bewerbungsmappen für die zahlreichen Prüfer*innen war ein Aufwand, der nicht nur aus Umweltgründen nicht mehr zeitgemäß erschien.

Zusätzlich sollte die Zahl derer, die für die Eignungsprüfung vor Ort anreisen, möglichst im Vorfeld reduziert werden. Das Ziel war: Nur wer eine realistische Chance hat, die Prüfung zu bestehen, sollte vor Ort geprüft werden. Bewerber*innen, die (noch) nicht die Kompetenzen mitbringen, die ein erfolgreiches Studium erwarten lassen, sollte die Anreise nach Frankfurt erspart werden.

Wer sich erinnert, wie schwierig das Reisen zu Corona-Zeiten war, versteht, wie wichtig dieser neue Verfahrensschritt war. Besonders auch deswegen, weil gut die Hälfte der Bewerber*innen aus dem Ausland, meist aus Übersee kommen.

Das Campus Management Systems Team der HfMDK hatte damit ein erstes Teilprojekt, das es innerhalb weniger Monate auf die Beine stellen musste.

Nach dem Anlegen von Studiengängen und Kohorten im neuen System entwickelte das Team 20 verschiedene Online-Bewerbungsformulare, um die unterschiedlichen Anforderungen je Studiengang und Instrument passgenau abfragen zu können. Denn nicht jede*r muss ein phoniatrisches Gutachten einreichen, nicht jede*r kann ein Bachelor-Zeugnis hochladen – dagegen bedarf es unterschiedlicher Videos, Partituren oder Texte.

Für Instrumente wie Klavier oder Violine, für die es regelmäßig sehr hohe Bewerberinnenzahlen gibt, führte die Hochschule eine digitale Vorrunde ein. Bewerberinnen dieser beliebten Instrumente wurden aufgefordert, Videos auf Plattformen wie YouTube oder Vimeo einzustellen und die Links in die Online-Bewerbung einzufügen. Die Prüferinnen konnten sich somit in Zeiten der Kontaktreduzierung einen guten ersten Eindruck von den musikalischen Fähigkeiten machen und die Personen auswählen, deren Fähigkeiten sie so hoch einstuften, dass sie die anspruchsvolle Eignungsprüfung vor Ort bestehen könnten. Mittlerweile hat sich die Online-Bewerbung schon mehrere Semester lang bewährt. Keiner vermisst mehr die Kartons mit den Bewerbungsmappen. Viele Blatt Papier wurden nicht bedruckt, Bewerbermappen müssen nicht mehr ins Archiv getragen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Auch die Vorauswahl über die Video-Vorrunde hat die Hochschule in Post-Corona-Zeiten beibehalten. Denn es hatte sich gezeigt, dass sie nicht nur chancenlosen Bewerberinnen Zeit und Geld spart, sondern auch die Eignungsprüfung vor Ort entspannter macht – einfach, weil nur noch die Hälfte der Bewerberinnen geprüft wird.

Das Team Campus-Management widmet sich nun den nächsten Schritten entlang des Student-Lufe Cycles!